Mẹo Tiết Kiệm Văn Phòng Phẩm Doanh Nghiệp Hợp Lý Nhất

Văn phòng phẩm là một phần không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, một số sản phẩm văn phòng có giá khá cao. Do đó, cần phải tìm cách sử dụng chúng một cách tối ưu nhất. Vậy làm thế nào có thể tiết kiệm văn phòng phẩm một cách hiệu quả cho doanh nghiệp? Hãy đọc ngay bài viết của EKE để biết thêm chi tiết.

Vì sao cần tiết kiệm văn phòng phẩm cho doanh nghiệp?

Chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả cho văn phòng phẩm thường thấp hơn đáng kể so với các khoản chi khác như máy móc, thiết bị và lương nhân viên. Tuy nhiên theo thời gian, chi phí này có thể không ngừng gia tăng. Đặc biệt là khi doanh nghiệp ngày càng mở rộng quy mô. Để đầu tư một cách hiệu quả cho các mục tiêu quan trọng khác, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng về việc quản lý chi phí văn phòng phẩm một cách hợp lý và tránh lãng phí. Thực hiện kế hoạch tiết kiệm văn phòng phẩm có thể giúp giảm gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp.

Không chỉ giúp tiết kiệm, nhờ đó mà doanh nghiệp còn có thể sàng lọc các vật dụng không cần thiết. Từ đó tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp và chuyên nghiệp.

Những mẹo sử dụng tiết kiệm văn phòng phẩm cho doanh nghiệp

Việc tiết kiệm văn phòng phẩm là một trong những nguyên tắc quan trọng để tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp. Mặc dù giá trị của từng vật dụng có thể nhỏ, nhưng khi sử dụng chúng với số lượng lớn, chi phí mà công ty phải chi trả có thể rất đáng kể.

Đặt ra một hạn mức sử dụng hàng tháng

Hãy xây dựng một kế hoạch xác định về số lượng văn phòng phẩm cần sử dụng hàng tháng. Sau đó phân phối chúng theo từng phòng ban. Việc giám sát chặt chẽ lượng sử dụng giúp ước lượng chi phí cho vật dụng văn phòng phẩm. Bằng cách biết rõ về giới hạn tối đa của mỗi loại vật dụng, bạn có thể sử dụng chúng một cách hiệu quả hơn. Nếu trong quá trình sử dụng có bất kỳ tăng giảm nào, hãy ghi chú lại để điều chỉnh kế hoạch sử dụng trong tháng tiếp theo.

>> Xem thêm: Đâu Là Những Đồ Dùng Văn Phòng Cần Thiết?

Chọn lựa văn phòng phẩm chất lượng và đáng tin cậy

Việc sử dụng những sản phẩm uy tín sẽ tốt hơn việc sở hữu nhiều sản phẩm kém chất lượng. Các vật dụng văn phòng không rõ nguồn gốc và xuất xứ thường có giá rẻ hơn so với sản phẩm từ các thương hiệu lớn. Do đó, một số người tiêu dùng có thể quyết định chọn lựa sản phẩm giá rẻ này. Tuy nhiên, nếu ưu tiên lựa chọn những vật dụng văn phòng từ các thương hiệu uy tín và chất lượng, thì thời gian sử dụng sẽ kéo dài hơn. Bởi vì điều này, bạn có thể tiết kiệm một khoản lớn chi phí cho các kỳ sau.

Trước khi quyết định mua sắm, hãy dành thời gian nghiên cứu về thương hiệu và nguồn gốc xuất xứ để tránh mua phải hàng giả mạo có thể gây ảnh hưởng đến trải nghiệm sử dụng. Điều này không chỉ giúp tránh mất tiền vô ích mà không cần phải chi tiêu thêm để mua lại sản phẩm khác.

Thực hiện việc tiết kiệm văn phòng phẩm

Các sản phẩm như giấy có thể tái sử dụng nhiều lần. Trong trường hợp cần in chỉ một mặt, mặt trắng phía sau có thể được tận dụng để ghi ý tưởng hoặc nội dung. Đối với các loại bút có ngòi, bạn có thể mua thêm ngòi để thay thế. Hành động này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn giảm lượng rác thải nhựa xuất ra môi trường. Các loại kẹp, ghim, bấm... có thể được tái sử dụng cho các văn bản mới. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm mà còn góp phần vào việc giảm lượng chi phí tổn thất cho doanh nghiệp.

Kiểm tra kỹ nội dung trước khi thực hiện in

Trong công việc văn phòng, việc in ấn thường xuyên là một hoạt động thường nhật. Tuy nhiên, các lỗi như in sai, in lỗi, chữ mờ và nét chưa rõ thường xuyên xuất hiện. Điều này dẫn đến tình trạng lãng phí rất nhiều giấy. Vì vậy, để giảm thiểu lượng giấy thải ra môi trường, hãy kiểm tra kỹ nội dung trước khi bạn quyết định in. Nhờ đó giúp đảm bảo rằng bản in là chính xác và duy nhất. Bạn sẽ tránh được việc in đi in lại nhiều lần, tiết kiệm giấy, mực và gia tăng tuổi thọ của máy in.

Quản lý và bảo quản văn phòng phẩm

+ Sử dụng tủ kín để lưu trữ vật dụng văn phòng. Tổ chức sắp xếp gọn gàng, có ngăn chia để dễ kiểm tra và tiện lợi khi lấy.

+ Thực hiện vệ sinh đều đặn để đảm bảo giấy in và giấy photocopy không bị ẩm ướt hoặc mốc.

+ Mọi nhân viên trong doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm giũ gìn văn phòng phẩm như bút, giấy, ghim... để không mất mát, thất thoát, tránh tình trạng lãng phí.

>> Xem thêm: Làm Thế Nào Để Sắp Xếp Hồ Sơ Văn Phòng Hiệu Quả?

Xây dựng thói quen tiết kiệm văn phòng phẩm

Trong một doanh nghiệp, việc xây dựng thói quen tiết kiệm cho tất cả nhân viên là vô cùng quan trọng. Không nên để một số người thực hiện tiết kiệm trong khi người khác lãng phí. Vì vậy, có thể thiết lập thói quen sử dụng tiết kiệm cho đội ngũ nhân viên bằng cách tổ chức sự kiện hàng tháng về tiết kiệm. Có thể thưởng nhân viên hoặc các phòng, bộ phận có tinh thần tiết kiệm hoặc tăng cường cung cấp vật dụng văn phòng cho những nhóm làm việc có hiệu suất tiết kiệm cao...

Có nhiều phương pháp để khuyến khích tinh thần tiết kiệm trong doanh nghiệp. Do đó, hãy bắt đầu từ những bước nhỏ như tái sử dụng vật dụng văn phòng. Những hành động nhỏ này có thể mang lại kết quả lớn. Hãy cùng nhau đóng góp vào việc bảo vệ môi trường và tiết kiệm nguồn lực văn phòng.

Kết luận

Tiết kiệm văn phòng phẩm là cách một trong những phương pháp hiệu quả giúp tối ưu hóa chi phí và kiểm soát được các quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Hãy áp dụng những mẹo trên để tối ưu hóa hiệu quả tài chính cho doanh nghiệp. Nhờ đó có thể đầu tư vào những mục tiêu quan trọng khác quan trọng hơn.

Thông tin liên hệ công ty CP bao bì và văn phòng phẩm EKE

Địa chỉ:

VP: N8b Lô 22 ngõ 7 Hoàng Minh Giám, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội.

Nhà máy: Từ Châu, Liên Châu, Huyện Thanh Oai, Hà Nội.

Hotline: 0915.122.186

Fanpage: EKE Việt Nam

Email: kd.ekevietnam@gmail.com