Bí Kíp Sử Dụng Văn Phòng Phẩm Tối Ưu Nhất

Trong giai đoạn khó khăn, khi các chi phí tăng lên đột ngột, các doanh nghiệp đều phải thực hiện các biện pháp tiết kiệm. Để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa việc sử dụng văn phòng phẩm nhằm giảm chi phí nhưng vẫn đạt được hiệu quả công việc tối đa, EKE xin chia sẻ những bí kíp thông qua bài viết dưới đây.

Thực trạng lãng phí văn phòng phẩm trong nhiều doanh nghiệp

Ưu tiên hàng đầu của mỗi doanh nghiệp luôn là tối ưu hóa các chi phí. Bên cạnh đó, đối với doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí là cách tối ưu và kiểm soát được các quy trình hoạt động của công ty.

Tuy nhiên, tình trạng tiết kiệm văn phòng phẩm của nhân viên vẫn là vấn đề mà một số cơ quan và doanh nghiệp ít chú ý. Nhiều cán bộ và nhân viên có thể coi thường việc sử dụng tiết kiệm những vật dụng "nhỏ nhặt". Họ cho rằng nó không đáng kể so với khối tài sản lớn của tổ chức. Thế nhưng, quan niệm "tích tiểu thành đại", nếu không kiểm soát việc sử dụng chi phí cho các vật dụng cần thiết trong văn phòng có thể gây lãng phí ngân sách của cơ quan hoặc doanh nghiệp một con số không nhỏ.

Lợi ích của việc sử dụng tiết kiệm văn phòng phẩm

Không thể phủ nhận rằng áp dụng các chiến lược tiết kiệm văn phòng phẩm trong doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích không chỉ cho tổ chức mà còn cho cộng đồng xã hội. Cần phổ biến rộng rãi những lợi ích này để tất cả nhân viên đều hiểu rõ.

Lợi ích với doanh nghiệp

+ Dùng tiết kiệm giúp giảm chi phí tổng của cả doanh nghiệp cho mỗi tháng và mỗi năm.

+ Việc tiết kiệm đồng thời tạo ra một môi trường làm việc lịch sự, nâng cao ý thức và trách nhiệm của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp.

+ Xử lý, tái chế và tiêu hủy văn phòng phẩm đôi khi rất phức tạp. Do đó, khi sử dụng tiết kiệm, quá trình tiêu hủy trở nên đơn giản hơn.

Lợi ích với xã hội

+ Việc tiết kiệm văn phòng phẩm đồng nghĩa với việc bảo vệ môi trường. Nó giảm đáng kể lượng rác thải mà doanh nghiệp đưa ra môi trường.

+ Thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp đối với việc tuân thủ chỉ đạo về tiết kiệm của Nhà nước.

>> Xem thêm: Cặp Còng Bật 9 Cm: Sự Tiện Lợi Và Sắp Xếp Hồ Sơ Hoàn Hảo

Làm thế nào để sử dụng văn phòng phẩm tối ưu?

Làm thế nào để tối ưu hóa việc sử dụng văn phòng phẩm là một thách thức đối với mọi doanh nghiệp. Đặc biệt, sự khó khăn tăng lên đáng kể trong các doanh nghiệp quy mô lớn với hàng trăm hoặc thậm chí hàng ngàn nhân viên. Tuy nhiên, bất kỳ biện pháp nào được thực hiện, bạn cần nắm các bí kíp sau:

Quản lý văn phòng phẩm chặt chẽ

+ Quản lý tập trung

Mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm thường được thực hiện bởi một bộ phận cụ thể. Chẳng hạn như Bộ phận Hành chính - Nhân sự hoặc Bộ phận Kế toán. Mỗi tháng dựa vào việc tổng hợp và kiểm tra nhu cầu từ các phòng ban khác nhau, bộ phận chịu trách nhiệm sẽ tiến hành mua hàng. Sau đó họ phân phối chúng lại cho các phòng ban tương ứng.

Mô hình này thường được ứng dụng trong các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và ít nhân viên.

+ Quản lý phân tán

Tất cả các phòng ban trong công ty tham gia vào quản lý văn phòng phẩm. Định kỳ, mỗi phòng ban đề xuất cấp phát theo nhu cầu, dựa trên số lượng nhân viên, tình trạng hiện trong công ty hoặc theo ngân sách cụ thể được giao cho bộ phận đó. Các bộ phận có định mức được ủy quyền có thể tự chủ trong việc tìm kiếm và quyết định chọn nhà cung cấp.

Mô hình này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp quy mô lớn với nhiều phòng ban.

Định mức và ưu tiên sắm văn phòng phẩm cần thiết cho văn phòng

Cần theo dõi thói quen sử dụng trong từng phòng ban để xác định định mức cụ thể mà mỗi phòng ban tiêu thụ. Cần xem xét các loại văn phòng phẩm được mỗi phòng ban sử dụng. Do mức sử dụng mỗi phòng ban thay đổi tùy thời điểm, việc theo dõi cần thực hiện thường xuyên.

Ngoài ra, cần hạn chế mua những đồ dùng văn phòng không cần thiết. Thay vào đó chú trọng vào việc mua các vật dụng văn phòng quan trọng như giấy, bút, sổ... Những vật dụng khác như kéo, đục lỗ... ít sử dụng có thể được dùng chung để giảm chi phí.

>> Xem thêm: File Box: Giá Thành Cạnh Tranh, Đa Dạng Mẫu Mã

Tái sử dụng văn phòng phẩm

Tái sử dụng là một cách hợp lý để tiết kiệm chi phí. Thay vì sử dụng giấy mới, nhân viên có thể tái sử dụng giấy có một mặt đã in để in các tài liệu nháp hoặc không quan trọng ở mặt còn lại. Thay vì mua bút mới, có thể thay lõi bút và sử dụng lại phần vỏ. Mặc dù đây chỉ là những hành động nhỏ, nhưng nếu toàn bộ công ty với hàng trăm hoặc hàng ngàn nhân viên đều thực hiện như vậy, số tiền tiết kiệm từ việc tái sử dụng là một con số đáng kể.

Kết luận

Trên đây là những bí kíp tối ưu nhất về việc sử dụng văn phòng phẩm. Chúng tôi hy vọng rằng những bí kíp này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn giảm thiểu chi phí cho đồ dùng văn phòng. Liên hệ Công ty CP và văn phòng phẩm EKE để được tư vấn và chọn mua những sản phẩm văn phòng phẩm với giá cả hợp lý.

Thông tin liên hệ công ty CP bao bì và văn phòng phẩm EKE

Địa chỉ:

VP: N8b Lô 22 ngõ 7 Hoàng Minh Giám, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội.

Nhà máy: Từ Châu, Liên Châu, Huyện Thanh Oai, Hà Nội.

Hotline: 0915.122.186

Fanpage: EKE Việt Nam

Email: kd.ekevietnam@gmail.com