Cách Thức Bảo Quản Và Sắp Xếp Hồ Sơ Lưu Trữ Hiệu Quả

Sắp xếp hồ sơ lưu trữ là một công việc không hề đơn giản. Nó đòi hỏi không chỉ sắp xếp để tạo ra sự gọn gàng, mà còn là kỹ năng bố trí sao cho dễ dàng tìm kiếm lại hồ sơ, định rõ vị trí chúng trong các tệp, tài liệu. Điều này trở nên ngày càng quan trọng khi lượng hồ sơ cần lưu trữ tăng lên, bạn cần khéo léo và cẩn thận trong quá trình quản lý.

Lựa chọn bìa để sắp xếp hồ sơ lưu trữ phù hợp

Trước khi sắp xếp hồ sơ khoa học để dễ dàng tìm kiếm, cần chọn loại bìa hồ sơ phù hợp. Tùy thuộc vào khối lượng và loại hồ sơ, bạn cần lựa chọn loại bìa tiết kiệm không gian nhất.

+ Bìa lá: Đây là một lựa chọn phổ biến để phân loại một số ít hồ sơ. Loại bìa này có khả năng chứa khoảng 10 tờ giấy. Bìa lá nhẹ, gọn và giá thành thấp. Các nhân viên văn phòng có thể sở hữu nhiều loại bìa lá khác nhau.

+ Bìa còng: Là loại bìa phổ biến nhất trong các công ty. Sản phẩm này có nhiều loại và chất liệu như nhựa, simili, giấy ép... Một số loại có lớp bìa kính bên ngoài. Chúng có thể kẹp giấy lên đến 700 tờ khổ A4, A3.

+ Bìa hộp: Được thiết kế dạng hộp chữ nhật khổ A4, A3 với nắp mở đóng, gáy dày tới 25cm, thích hợp để lưu trữ lượng lớn tài liệu. Chúng được làm từ các chất liệu bền như giấy cứng, simili, hay nhựa PP. Đây là lựa chọn tốt cho việc lưu trữ hồ sơ dài hạn.

+ Bìa ba dây: Là một lựa chọn thích hợp đối với lượng hồ sơ lớn. Với 3 sợi dây gắn ở 3 góc, chúng giữ cho hồ sơ bên trong cố định và an toàn, không làm hỏng giấy bên trong. Đồng thời, sản phẩm này rất dễ mở khi cần sử dụng.

Phân loại hồ sơ và lên danh mục cho tài liệu

Phân loại hồ sơ lưu trữ đóng một vai trò cực kỳ quan trọng. Thay vì phải dành nhiều thời gian để tìm kiếm trong đống hồ sơ lộn xộn và không có thẩm mỹ, bạn chỉ cần đến ngăn tủ chứa tài liệu đã được phân loại và lấy chúng ra. Việc phân loại này giúp bạn duy trì sự sắp xếp của hồ sơ theo một trật tự và có tổ chức.

Mỗi loại tài liệu sẽ có mục đích và tiêu đề riêng. Vì vậy hãy nhóm chúng và ghi chú theo mục đích sử dụng.

+ Hồ sơ tài liệu hành chính nhân sự.

+ Hồ sơ và tài liệu về kinh doanh.

+ Hồ sơ tài liệu về kế toán...

>> Xem thêm: Cách Sắp Xếp Tủ Hồ Sơ Gọn Gàng Và Khoa Học

Sắp xếp giá kệ hồ sơ lưu trữ

Có nhiều phương pháp để sắp xếp hồ sơ lưu trữ. Tuy nhiên dưới đây là cách mà nhiều người ưa chuộng nhất sau nhiều năm tích lũy kinh nghiệm về lưu trữ hồ sơ:

+ Phân chia hồ sơ thành từng phần nhỏ:

Xử lý từng bộ hồ sơ một cách có tổ chức, dọn dẹp hoặc hủy bỏ những giấy tờ không cần thiết để giảm số lượng và loại bỏ dư thừa. Sau đó, phân loại tài liệu và hồ sơ còn lại thành hai phần. Một phần chứa những hồ sơ cần xử lý trong những tháng tới. Và phần còn lại chứa những hồ sơ lưu trữ không cần xử lý ngay.

+ Sắp xếp bìa hồ sơ theo bảng chữ cái:

Nếu bìa hồ sơ chứa tên của người hoặc công ty, bạn có thể sắp xếp chúng theo thứ tự chữ cái dựa trên tên. Trong trường hợp này, hãy dán nhãn cho từng thẻ hồ sơ để ghi đầy đủ tên của khách hàng. Sắp xếp bìa theo bảng chữ cái, sau đó dán nhãn kéo đựng hồ sơ để biết rõ ngăn nào chứa tên bắt đầu bằng một chữ cái cụ thể.

+ Sắp xếp hồ sơ theo ngày tháng:

Có thể sắp xếp hồ sơ theo thứ tự ngày tháng và năm. Nếu bạn không có thời gian để sắp xếp ngay, đặt giấy tờ vào trong hồ sơ tháng tương ứng để sau này xử lý theo trình tự. Bước này giúp bạn nhanh chóng xác định vị trí lưu trữ khi cần tìm kiếm giấy tờ.

Theo dõi và cập nhật hồ sơ

Hồ sơ cần được liên tục điều chỉnh theo các số liệu mới phát sinh. Đồng thời, quan trọng là thiết lập một kế hoạch kiểm tra định kỳ để có thể điều chỉnh và bổ sung các chứng từ, giấy tờ cần thiết cho những bộ hồ sơ hiện tại.

Quá trình theo dõi và cập nhật này phải diễn ra liên tục và kéo dài trong một khoảng thời gian dài để đảm bảo rằng thông tin luôn chính xác và được cập nhật kịp thời. Điều này cũng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Đặc biệt trong bối cảnh thông tin doanh nghiệp thường xuyên thay đổi và cần được cập nhật liên tục.

>> Xem thêm: Kiến Thức Cơ Bản Về Thùng Tài Liệu Bạn Nhất Định Phải Biết

Những lưu ý khi sắp xếp hồ sơ lưu trữ

Người quản lý hồ sơ văn phòng, ngoài các phương pháp trên, cũng cần lưu ý đến những vấn đề sau:

+ Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp có thể áp dụng cách lưu trữ và sắp xếp hồ sơ văn phòng khác nhau. Không có một phương pháp nào được xem là tốt nhất. Quan trọng nhất là sử dụng phương pháp quen thuộc.

+ Việc cập nhật hồ sơ định kỳ là cần thiết để tránh những sai sót không mong muốn.

+ Nên sử dụng vật phẩm văn phòng chất lượng để đảm bảo an toàn khi lưu trữ và tránh tình trạng hư hại do bảo quản không đúng.

+ Do lượng hồ sơ ngày càng tăng, đối với những tài liệu đã hết hạn, có thể xem xét và tiêu hủy để có không gian lưu trữ cho các hồ sơ mới.

Kết luận

Sắp xếp hồ sơ lưu trữ một cách khoa học và gọn gàng không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn giảm bớt độ phức tạp khi tìm kiếm và xử lý tài liệu. Văn phòng phẩm EKE là đơn vị cung cấp các sản phẩm và dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Chúng tôi luôn đồng hành cùng các doanh nghiệp, hỗ trợ từng bước để củng cố vị thế của họ. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết.

Thông tin liên hệ công ty CP bao bì và văn phòng phẩm EKE

Địa chỉ:

VP: N8b Lô 22 ngõ 7 Hoàng Minh Giám, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội.

Nhà máy: Từ Châu, Liên Châu, Huyện Thanh Oai, Hà Nội.

Hotline: 0915.122.186

Fanpage: EKE Việt Nam

Email: kd.ekevietnam@gmail.com