Kiến Thức Cơ Bản Về Thùng Tài Liệu Bạn Nhất Định Phải Biết

Thùng tài liệu được sử dụng nhiều và phổ biến ở các doanh nghiệp, cơ quan. Công nghệ ngày càng phát triển nên việc lưu trữ bằng giấy tờ cũng có thể bị thay thế. Nhiều công ty đã thay thế việc lưu trữ tài liệu trên hệ thống lưu trữ để thay thế giấy tờ. Nhưng có một số tài liệu, hồ sơ bắt buộc phải lưu trữ dưới dạng thủ công. Thùng đựng tài liệu chính là lựa chọn hoàn hảo của công ty. Nó đảm bảo được tính chuyên nghiệp, gọn gàng hình thức cho không gian văn phòng.

Cấu tạo của thùng đựng tài liệu cho văn phòng

Thùng tài liệu hay còn có một số tên gọi khác như thùng đựng hồ sơ, file box, thùng đựng đồ nghề. Nó được làm bằng tôn là chất liệu chính thiết kế thêm viền thép cứng tạo sự chắc chắn. Hai mặt được gắn lỗ 2 quay sách. Ngoài ra bạn cũng có thể yêu cầu kiểu dáng và độ dày mỏng của thùng hồ sơ theo mong muốn. Độ dày phổ biến của file box từ 4,8 Zem - 6 Zem. Đặt làm thùng hồ sơ cũng không nên làm mỏng quá sẽ gây khó khăn khi di chuyển vì thùng bị yếu.

Kiến Thức Cơ Bản Về Thùng Tài Liệu Bạn Nhất Định Phải Biết

Thùng đựng tài liệu chuyên nghiệp sẽ có độ cứng và độ bền, chắc chắn rất tốt. Cần đảm bảo được thùng không bị hư hỏng, mối mọt và ẩm ướt. Sử dụng file box để bảo quản tài liệu, hồ sơ và sách vở rất tốt. Đây là sản phẩm được ưa chuộng ở nhiều văn phòng để bảo quản giấy tờ.

> Xem thêm: Tìm Hiểu Thông tin từ A - Z Của File Lồng 3 Còng

Tầm quan trọng của thùng tài liệu

File box đóng một vai trò khá quan trọng trong công ty. Công ty nào cũng sẽ thấy hình dáng của file box trên bàn làm việc của nhân viên, giám đốc. Tại sao lại cần thiết đến như vậy, cùng tìm hiểu nhé!

Nhỏ gọn, dễ di chuyển

Thông thường bạn thường để trong ngăn kéo hoặc tủ giấy tờ, hồ sơ, chứng từ. Đối với công ty nhỏ thì giấy tờ tài liệu không phải là vấn đề quá lớn để lưu trữ, sắp xếp. Nhưng đối với công ty lớn việc phát sinh chứng từ, hồ sơ, giấy tờ hàng ngày. Do đó cần có một giải pháp để lưu trữ giấy tờ, hồ sơ thay vì cất trong tủ và ngăn kéo gây khó tìm kiếm, sắp xếp. File box chính là giải pháp để lưu trữ và đựng hồ sơ. Giúp sắp xếp gọn gàng và dễ dàng tìm kiếm hơn.

Thùng đựng tài liệu tiết kiệm chi phí và có giá thành rẻ hơn các loại thùng khác. Kích thước cũng nhỏ gọn không bị cồng kềnh khi di chuyển.

File box sản xuất từ chất liệu có độ đàn hồi tốt, độ dẻo dai cao nên rất được tin dùng. Nó còn có khả năng chống được va đập, ẩm mốc và vật xuyên. Đặc biệt nó có độ bền bỉ, tuổi thọ cao giúp bạn yên tâm lưu trữ, bảo quản tài liệu không lo hư hỏng, ẩm mốc.

File box thiết kế rất gọn nhẹ và cồng kềnh giúp bạn dễ dàng di chuyển và sắp xếp hơn. Không tốn thời gian để vận chuyển hay sắp xếp. Rất phù hợp để di chuyển đặc biệt khi công ty chuyển văn phòng sang chỗ mới.

Dễ dàng tìm kiếm

File box chia các ngăn giúp bạn phân chia tài liệu thuận tiện và dễ dàng hơn. Việc phân loại tài liệu, hồ sơ hay đồ dùng theo từng ngăn hoặc từng file box rất hữu ích. Bạn không mất thời gian tìm kiếm từng tập hồ sơ khi cần. Việc sắp xếp tài liệu, hồ sơ gọn gàng giúp không gian làm việc khoa học hơn. Văn phòng sẽ được thoáng mát, ngăn nắp gọn gàng tạo sự thoải mái khi làm việc.

Thùng tài liệu cũng có đa dạng mẫu mã và kích thước để phục vụ được nhu cầu của khách hàng. Mỗi công việc đều có đặc thù riêng mà yêu cầu khác nhau về sản phẩm. Công ty CP bao bì và văn phòng phẩm EKE biết được điều này nên cũng sản xuất đa dạng theo nhu cầu của khách hàng.

Phân loại thùng tài liệu

Thùng đựng tài liệu cũng có nhiều loại được sử dụng để đựng tài liệu. Dưới đây là hai loại phổ biến:

Thùng tài liệu dạng truyền thống

Đây là loại thùng giấy phổ biến mà bạn có thể dễ dàng tìm thấy, dễ dàng bắt gặp. Chúng có thiết kế đơn giản không cầu kỳ với phần nắp và phần thân được gắn liền nhau. Phần nắp thùng thiết kế mở sang hai bên. Thiết kế kích thước của thùng cũng được phù hợp với loại tài liệu, giấy tờ lưu trữ. Thông thường các giấy tờ, hồ sơ có khổ giấy A4 hoặc kích cỡ tương đương nên thùng hồ sơ có kích thước phổ biến 50 x 40 x 40. Với những file đựng hồ sơ có kích thước lớn, cồng kềnh thường có kích thước lớn hơn chút 60 x 40 x 40 .

Thùng tài liệu nắp rời

Thùng kiểu này có thiết kế đóng mở hộp được diễn ra dễ dàng hơn. Kết cấu cũng rất đơn giản có phần nắp và phần thân được tách rời nhau. Ưu điểm của mẫu thùng này giúp ta dễ dàng tìm kiếm và phân loại hồ sơ hơn. So với việc xếp chồng đống hồ sơ trong ngăn kéo, tủ khi tìm lại sẽ rất khó khăn. Sử dụng thùng nắp rời bạn không còn lo sợ thất lạc hay mất giấy tờ nữa.

>> Xem thêm: Trình Ký Da Và Những Thông Tin Bạn Nhất Định Phải Biết

Tiêu chuẩn lựa chọn đặt làm thùng tài liệu

Thùng hồ sơ đang là sản phẩm cần thiết của các văn phòng. Do đó đây là sản phẩm mà các đại lý nên cho vào danh sách của mình. Nó có thể là một miếng bánh thơm ngon cho bạn. Khi muốn đặt làm bạn cần quan tâm đến một số các yếu tố dưới đây:

Lựa chọn và tìm hiểu rõ ràng về kích thước để làm thùng hồ sơ. Sẽ có các khổ hồ sơ khác nhau theo khổ giấy: A5, A4, A3... Xác định rõ độ rộng, chiều cao, chiều dài của thùng để phù hợp với yêu cầu, nhu cầu của khách hàng.
Lựa chọn chất liệu để làm nên thùng đựng tài liệu. Chất liệu cũng là yếu tố quan trọng xác định xem chất lượng của sản phẩm có tốt hay không. Có đảm bảo được độ cứng, chắc chắn và bền bỉ. Đảm bảo được khép kín không bị thấm nước hay mối mọt.
Xác định rõ được kích thước thùng tài liệu để dễ dàng tư vấn cho khách hàng biết được số lượng giấy có thể đựng.
Lựa chọn đơn vị sản xuất uy tín, có kinh nghiệm để cho ra những sản phẩm chất lượng nhất. Giá thành cũng là yếu tố quan tâm nên bạn cần chọn đơn vị tốt để có giá cả được ưu đãi hơn.

Kết luận

Thùng tài liệu có vai trò khá quan trọng trong việc lưu trữ tài liệu cho công ty. Các đại lý nên vận dụng tầm quan trọng này để đưa thùng đựng tài liệu vào danh mục sản phẩm của mình. Hiện nay có rất nhiều đơn vị sản xuất thùng hồ sơ. Bạn cần chọn đơn vị uy tín nhất để giao tới tay khách hàng sự tin tưởng. Liên hệ Công ty Cp và văn phòng phẩm EKE để được tư vấn về in ấn và các chính sách chiết khấu cho các đại lý.