Những Phương Pháp Quản Lý Văn Phòng Phẩm Trong Doanh Nghiệp

Văn phòng phẩm là những đồ dùng đơn giản được sử dụng trong các hoạt động văn phòng như giấy in, giấy số, bút, ghim, kẹp giấy, kéo, băng dính, và hồ sơ lưu trữ... Các doanh nghiệp cần cố phương pháp quản lý văn phòng phẩm để sử dụng chúng một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất.

Lý do cần quản lý văn phòng phẩm

Dù là công ty lớn hay nhỏ, việc quản lý văn phòng phẩm một cách hợp lý sẽ tăng hiệu suất làm việc và giảm chi phí cho cả doanh nghiệp. Việc này giúp loại bỏ các dụng cụ văn phòng không cần thiết và sử dụng số tiền tiết kiệm cho mục đích phát triển doanh nghiệp.

Kế hoạch quản lý văn phòng phẩm giúp công ty hoạt động một cách hiệu quả và mạch lạc hơn. Đảm bảo việc bổ sung văn phòng phẩm đúng thời điểm để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và chính xác.

Quản lý số lượng văn phòng phẩm mua vào sẽ giảm chi phí và cho phép công ty đánh giá được nhu cầu hàng tháng của mình, cũng như khả năng tái sử dụng các vật dụng văn phòng phẩm cần thiết.

Một số phương pháp quản lý văn phòng phẩm

Có rất nhiều phương án để có thể quản lý vật dụng văn phòng một cách hợp lý. Đây là bước vô cùng quan trọng giúp công ty của bạn có thể phát triển theo đúng tiến độ. Đặc biệt là khi bạn đã có được hướng đi đã hoạch định từ trước. Dưới đây là những phương án, quy trình quản lý văn phòng phẩm chuẩn mực bạn nên biết.

Dựa vào nhu cầu của từng phòng, bộ phận

Trước khi mua đồ dùng văn phòng phẩm cho công ty thì bạn cần phải lập danh sách các loại vật dụng mà mỗi phòng, bộ phận cần sử dụng. Cách làm này giúp bạn có thể kiểm soát số lượng văn phòng phẩm cần thiết. Tránh được việc gây lãng phí và những vật dụng không cần thiết.

>> Xem thêm: Cách Sắp Xếp Tủ Hồ Sơ Gọn Gàng Và Khoa Học

Định mức văn phòng phẩm hàng tháng

Các phòng ban trong công ty sẽ sử dụng văn phòng phẩm theo các nhu cầu khác nhau. Để phân phối và sử dụng chúng một cách hiệu quả và tiết kiệm, mỗi bộ phận cần thiết lập định mức sử dụng phù hợp. Việc kiểm tra định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý sẽ đảm bảo rằng việc sử dụng được điều chỉnh phù hợp với từng công việc cụ thể. Đồng thời, quản lý kho lưu trữ văn phòng phẩm sẽ giám sát và cập nhật danh sách đặt mua để đảm bảo cung cấp kịp thời. Ngoài ra, cần theo dõi hoạt động của các dụng cụ văn phòng để tránh mất mát.

Bộ phận quản lý hành chính có trách nhiệm theo dõi việc sử dụng văn phòng phẩm của từng phòng ban trong công ty, theo từng tháng và từng quý, nhằm xác định mức sử dụng phù hợp nhất. Sau khi đề xuất các mức sử dụng, cần theo dõi việc sử dụng của mỗi phòng ban để đảm bảo tính phù hợp với các mức định sẵn. Từ đó điều chỉnh và lập kế hoạch dự trữ văn phòng phẩm một cách đầy đủ nhất.

Tìm nhà cung cấp văn phòng phẩm chất lượng

Có nhiều trường hợp, mức định sẵn cho văn phòng phẩm thường không khớp với việc sử dụng thực tế. Nguyên nhân là do doanh nghiệp mua văn phòng phẩm có chất lượng kém. Ví dụ như bút viết sử dụng nhanh chóng màu mực hoặc giấy in mua theo ram nhưng không được đo lường chính xác, dẫn đến việc số tờ in ít hơn so với tiêu chuẩn.

Quản lý văn phòng phẩm hợp lý

Cần quản lý văn phòng phẩm bằng cách lưu trữ chúng ở một tủ cố định trong văn phòng. Điều này sẽ giúp phân phối và giám sát dễ dàng hơn. Bạn cần thường xuyên kiểm tra kho để xác định nhân viên có dùng lãng phí không và để phát hiện các phòng ban nào sắp cạn hàng. Từ đó có thể cấp phát hoặc mua sắm kịp thời, phục vụ nhu cầu công việc của họ.

Sử dụng tiết kiệm văn phòng phẩm

Nhiều người có quan điểm rằng văn phòng phẩm chỉ là một chi phí không đáng kể. Họ không quan tâm đến giá cả và số lượng sử dụng. Tuy nhiên, những chi tiêu nhỏ nhặt này thực sự có thể giúp công ty tiết kiệm một khoản tiền đáng kể. Với các doanh nghiệp trung và lớn, chi phí cho văn phòng phẩm thường lên đến hơn 10 triệu/tháng. Các doanh nghiệp nhỏ thường chi tiêu khoảng 1-3 triệu/tháng vào văn phòng phẩm.

Mỗi nhân viên đóng góp một phần nhỏ cũng có thể giảm chi phí này xuống mức tối thiểu. Hơn nữa, việc tiết kiệm văn phòng phẩm cũng giúp rèn luyện tính cách cho các nhân viên. Họ sẽ không lãng phí dù chỉ là với những vật dụng nhỏ nhặt như thế nào.

>> Xem thêm: Mẹo Tiết Kiệm Văn Phòng Phẩm Doanh Nghiệp Hợp Lý Nhất

Sử dụng lại những vật dụng văn phòng một cách hợp lý

+ Dùng lại những tờ giấy in A4 chỉ in một mặt, mặt kia vẫn nhấp được. Hoặc bạn có thể dùng những tờ giấy này để in test trước khi in số lượng lớn tài liệu thành nhiều bản.

+ Lấy lại những chiếc kẹp bướm đã kẹp vào tập tài liệu. Nhiều người vứt ngay cả đống tài liệu khi vẫn còn kẹp bướm ở đó. Bạn nên kiểm tra kẹp bướm có hay không trước khi vứt bất kì tài liệu nào.

+ Dùng chung đồ dùng văn phòng phẩm. Thay vì mỗi người một chiếc, đồng nghiệp của bạn có thể dùng chung với bạn.

Đây cũng là một các tiết kiệm văn phòng phẩm đáng kể đó. Mua những dụng cụ đựng văn phòng phẩm như hộp bút. Bạn sẽ được dùng một chiếc bút đến lúc hết mực thay vì mới dùng đã không biết vứt đâu.

Kết luận

Dù là công ty lớn hay nhỏ, việc quản lý văn phòng phẩm cũng đều rất quan trọng vì đây là công đoạn làm ảnh hưởng tới tiến độ làm việc, các dự án quan trọng. Bằng cách quản lý khoa học mà công ty có thể tiết kiệm được rất nhiều ngân sách. Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp ích bạn quản lý dễ dàng hơn cũng như thu gọn được chi phí cho doanh nghiệp.

Thông tin liên hệ công ty CP bao bì và văn phòng phẩm EKE

Địa chỉ:

VP: N8b Lô 22 ngõ 7 Hoàng Minh Giám, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội.

Nhà máy: Từ Châu, Liên Châu, Huyện Thanh Oai, Hà Nội.

Hotline: 0915.122.186

Fanpage: EKE Việt Nam

Email: kd.ekevietnam@gmail.com