Hướng Dẫn Cấp Phát Văn Phòng Phẩm Hợp Lý Và Hiệu Quả

Văn phòng phẩm là cụm từ dùng để chỉ những vật dụng văn phòng được sử dụng phổ biến. Có thể kể đến như: Bút bi, ghim, kẹp giấy, hồ sơ, bìa cứng… Tại mọi công ty, việc quản lý những vật dụng văn phòng là điều hết sức quan trọng. Vì số tiền bỏ ra để nhập về những món đồ này không phải một con số nhỏ. Sẽ luôn có người đứng ra nhận nhiệm vụ quản lý, cấp phát văn phòng phẩm cho nhân viên.

Lý do mà mọi công ty đều cần được cấp phát văn phòng phẩm

Dù là công ty lớn hay nhỏ, việc quản lý văn phòng phẩm cũng đều rất quan trọng. Đây là công đoạn làm ảnh hưởng tới tiến độ làm việc, các dự án quan trọng của công ty. Nếu quy trình cấp phát văn phòng phẩm được thực hiện bài bản, khoa học, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí và hạn chế việc mua nhầm những món đồ không dùng đến. Nhờ vậy, số vốn bỏ ra cũng sẽ ít hơn và có thể tập trung để phát triển công ty.

Quy trình cấp phát văn phòng phẩm chuẩn mực sẽ duy trì được nhịp độ làm việc của văn phòng. Mọi muốn đồ cần thiết đều sẽ được đổi mới, cấp phát kịp thời. Nhờ vậy mà tiến độ của các dự án lớn sẽ không bị ảnh hưởng quá nhiều. Ngay cả khi văn phòng có xảy ra những sự cố ngoài ý muốn.

Ngoài ra, việc kiểm soát, mua đồ dùng với số lượng lớn sẽ giúp hạn chế chi phí vận chuyển. Bằng cách này, bạn cũng có thể nắm được khả năng tiêu thụ hàng tháng của công ty. Những số liệu đó có thể được dùng để đem ra so sánh với những tháng trước và sau này. Nhờ vậy, có thể đưa ra các biện pháp cân đối chi tiêu vào những tháng tiếp theo.

Những phương án cấp phát văn phòng phẩm chuẩn mực bạn nên biết

Có rất nhiều phương án để có thể cấp phát vật dụng văn phòng một cách hợp lý. Đây là bước vô cùng quan trọng giúp công ty của bạn có thể phát triển theo đúng tiến độ. Đặc biệt là khi bạn đã có được hướng đi đã hoạch định từ trước. Dưới đây là những phương án hợp lý nhất bạn nên biết.

Cấp phát dựa theo nhu cầu sử dụng của từng phòng ban cụ thể

Đầu tiên, trước khi mua vật dụng văn phòng phẩm, bạn cần lập ra một danh sách chi tiết. Đây sẽ là bảng thống kê từng vật dụng thiết yếu của mỗi phòng, bộ phận trong công ty. Với cách này, người quản lý có thể kiểm soát số lượng đồ thu mua dễ dàng hơn. Nhờ vậy mà việc lãng phí, hao hụt ngân quỹ có thể được giảm thiểu một cách triệt để.

Ngoài ra, mỗi một bộ phận trong công ty lại đảm nhiệm những nhiệm vụ khác nhau. Vì vậy, nhu cầu sử dụng đồ đạc, vật dụng cũng rất khác biệt với phần còn lại. Bằng cách tách lẻ khi thua mua theo từng tháng, người quản lý cũng sẽ nắm được đâu là bộ phận sử dụng không đúng với số lượng kê khai lúc đầu.

>> Xem thêm: Cách Thức Bảo Quản Và Sắp Xếp Hồ Sơ Lưu Trữ Hiệu Quả

Quản lý các vật dụng văn phòng phẩm một cách khéo léo, hợp lý

Các vật dụng văn phòng luôn cần được quản lý một cách triệt để trong một kho riêng. Bằng cách đó, bạn có thể phân bổ chúng tới từng phòng ban một cách dễ dàng. Ngoài ra, việc này cũng giúp thuận tiện hơn trong việc giám sát.

Hãy tạo cho mình một thói quen kiểm soát kho chứa vật dụng thường xuyên. Ngoài ra, bạn cũng cần phải đối chiếu với số lượng sử dụng của những tháng trước. Thêm vào đó, hãy chú ý tới số liệu thực tế trong công việc hàng ngày. Như vậy, bạn có thể nắm được nhân viên, phòng ban nào đang sử dụng một cách lãng phí. Việc kiểm tra thường xuyên cũng giúp người quản lý biết được số lượng đồ còn lại trong kho. Nhờ vậy việc lên phương án thu mua bổ sung kịp thời sẽ được triển khi ngay khi cần thiết.

Đưa ra định mức quy định sử dụng cụ thể trong từng tháng

Với cách làm này, mỗi phòng ban, bộ phận đều phải có quy định mức sử dụng đồ dùng riêng. Mức quy định này sẽ tùy theo nhu cầu của đơn vị đó. Định mức sẽ được lên theo số liệu của những tháng trước và tình hình cụ thể của công việc.

Như vậy, bạn sẽ là người chủ động hơn trong quy trình cấp phát văn phòng phẩm của công ty. Tuy nhiên hàng tháng, hàng quý, người quản lý sẽ cần kiểm tra số lượng đồ dùng trong kho.

Lên phương án tái sử dụng những đồ dùng văn phòng còn mới

Trong thực tế, có rất nhiều vật dụng văn phòng có khả năng tái sử dụng cao. Bằng cách này, bạn có thể giảm thiểu đi rất nhiều chi phí không cần thiết cho công ty. Đây cũng là yếu tố góp phần bảo vệ môi trường sống của chúng ta.

>> Xem thêm: Mẹo Tiết Kiệm Văn Phòng Phẩm Doanh Nghiệp Hợp Lý Nhất

Hướng dẫn quy trình cấp phát văn phòng phẩm chuẩn mực

Bạn cần nắm cho mình quy trình chuẩn của việc cấp phát vật dụng văn phòng. Điều đó sẽ giúp hoạt động trao đổi giữa người quản lý và người đại diện văn phòng diễn ra nhanh chóng, tránh lãng phí thời gian.

+ Bước 1: Ngày 28 hàng tháng, các trưởng bộ phận sẽ lên danh sách thống kê đồ dùng của tháng này. Sau đó, họ cũng sẽ lên danh sách đăng ký sử dụng văn phòng phẩm của tháng sau. Số lượng phiếu thống kê này sẽ được chuyển trực tiếp tới tay người quản lý để đánh giá.

+ Bước 2: Phòng hành chính, nhân sự sẽ có nhiệm vụ kiểm tra số lượng đồ sử dụng trong thực tế. Số lượng đồ dùng cần trùng hợp hoàn toàn với kê khai trên giấy trước đó. Nếu những thông tin được nộp là chính xác, bản danh sách sẽ được chuyển giao tới ban giám đốc.

+ Bước 3: Dựa theo giấy đề nghị đã được duyệt, phòng hành chính nhân sự sẽ liên hệ với nhà cung ứng. Số lượng đồ dùng được mua sẽ dựa theo số lượng yêu cầu của toàn bộ các phòng ban.

+ Bước 4: Thông thường, đồ dùng văn phòng phẩm sẽ được chia làm 2 lần mua vào đầu tháng và giữa tháng. Cụ thể, đó là những mốc ngày 1 – 5 và 15 – 20 hàng tháng. Mỗi lần đặt mua sẽ có số lượng tương đương 60% tổng nhu cầu của tháng đó.

+ Bước 5: Việc cấp phát vật dụng cũng sẽ được chia thành 2 lần mỗi tháng. Vào những thời điểm cố định là ngày 1 – 5 và 15 – 20 của tháng đó. Mỗi lần, người quản lý sẽ cấp phát vật dụng bằng 50% tổng nhu cầu của tháng đó. Sau khi đã kiểm tra số lượng, người nhận vật dụng phải ký tên vào biên bản cấp phát đồ.

Kết luận

Nếu cấp phát văn phòng phẩm đúng theo quy trình, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, hỗ trợ quản lý chính xác được nguồn ra, nguồn vào trong kho đồ. Hy vọng rằng những thông tin mà chúng tôi mang lại sẽ giúp bạn quản lý văn phòng mình làm việc một cách tốt nhất.

Thông tin liên hệ công ty CP bao bì và văn phòng phẩm EKE

Địa chỉ:

VP: N8b Lô 22 ngõ 7 Hoàng Minh Giám, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội.

Nhà máy: Từ Châu, Liên Châu, Huyện Thanh Oai, Hà Nội.

Hotline: 0915.122.186

Fanpage: EKE Việt Nam

Email: kd.ekevietnam@gmail.com