Văn phòng phẩm là những đồ dùng đơn giản được sử dụng trong các hoạt động văn phòng như giấy in, giấy số, bút, ghim, kẹp giấy, kéo, băng dính, và hồ sơ lưu trữ... Các doanh nghiệp cần cố phương pháp quản lý văn phòng phẩm để sử dụng chúng một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất. Lý do cần quản lý văn phòng phẩm Dù là công ty lớn hay nhỏ, việc quản lý văn phòng phẩm một cách hợp lý sẽ tăng hiệu suất làm việc và giảm chi phí cho cả doanh nghiệp. Việc này giúp loại bỏ các dụng cụ văn phòng không cần thiết và sử dụng số tiền tiết kiệm cho mục đích phát triển doanh nghiệp. Kế hoạch quản lý văn phòng phẩm giúp công ty hoạt động một cách hiệu quả và mạch lạc hơn. Đảm bảo việc bổ sung văn phòng phẩm đúng thời điểm để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và chính xác. Quản lý số lượng văn phòng phẩm mua vào sẽ giảm chi phí và cho phép công ty đánh giá được nhu cầu hàng tháng của mình, cũng như khả năng tái sử dụng các vật dụng văn phòng phẩm cần thiết. Một số phương pháp quản lý văn phòng phẩm Có rất nhiều phương án để có thể quản lý vật dụng văn phòng một cách hợp lý. Đây là bước vô cùng quan trọng giúp công ty của bạn có thể phát triển theo đúng tiến độ. Đặc biệt là khi bạn đã có được hướng đi đã hoạch định từ trước. Dưới đây là những phương án, quy trình quản lý văn phòng phẩm chuẩn mực bạn nên biết. Dựa vào nhu cầu của từng phòng, bộ phận Trước khi mua đồ dùng văn phòng phẩm cho công ty thì bạn cần phải lập danh sách các loại vật dụng mà mỗi phòng, bộ phận cần sử dụng. Cách làm này giúp bạn có thể kiểm soát số lượng văn phòng phẩm cần thiết. Tránh được việc gây lãng phí và những vật dụng không cần thiết. >> Xem thêm: Cách Sắp Xếp Tủ Hồ Sơ Gọn Gàng Và Khoa Học Định mức văn phòng phẩm hàng tháng Các phòng ban trong công ty sẽ sử dụng văn phòng phẩm theo các nhu cầu khác nhau. Để phân phối và sử dụng chúng một cách hiệu quả và tiết kiệm, mỗi bộ phận cần thiết lập định mức sử dụng phù hợp. Việc kiểm tra định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý sẽ đảm bảo rằng việc sử dụng được điều chỉnh phù hợp với từng công việc cụ thể. Đồng thời, quản lý kho lưu trữ văn phòng phẩm sẽ giám sát và cập nhật danh sách đặt mua để đảm bảo cung cấp kịp thời. Ngoài ra, cần theo dõi hoạt động của các dụng cụ văn phòng để tránh mất mát. Bộ phận quản lý hành chính có trách nhiệm theo dõi việc sử dụng văn phòng phẩm của từng phòng ban trong công ty, theo từng tháng và từng quý, nhằm xác định mức sử dụng phù hợp nhất. Sau khi đề xuất các mức sử dụng, cần theo dõi việc sử dụng của mỗi phòng ban để đảm bảo tính phù hợp với các mức định sẵn. Từ đó điều chỉnh và lập kế hoạch dự trữ văn phòng phẩm một cách đầy đủ nhất. Tìm nhà cung cấp văn phòng phẩm chất lượng Có nhiều trường hợp, mức định sẵn cho văn phòng phẩm thường không khớp với việc sử dụng thực tế. Nguyên nhân là do doanh nghiệp mua văn phòng phẩm có chất lượng kém. Ví dụ như bút viết sử dụng nhanh chóng màu mực hoặc giấy in mua theo ram nhưng không được đo lường chính xác, dẫn đến việc số tờ in ít hơn so với tiêu chuẩn. Quản lý văn phòng phẩm hợp lý Cần quản lý văn phòng phẩm bằng cách lưu trữ chúng ở một tủ cố định trong văn phòng. Điều này sẽ giúp phân phối và giám sát dễ dàng hơn. Bạn cần thường xuyên kiểm tra kho để xác định nhân viên có dùng lãng phí không và để phát hiện các phòng ban nào sắp cạn hàng. Từ đó có thể cấp phát hoặc mua sắm kịp thời, phục vụ nhu cầu công việc của họ. Sử dụng tiết kiệm văn phòng phẩm Nhiều người có quan điểm rằng văn phòng phẩm chỉ là một chi phí không đáng kể. Họ không quan tâm đến giá cả và số lượng sử dụng. Tuy nhiên, những chi tiêu nhỏ nhặt này thực sự có thể giúp công ty tiết kiệm một khoản tiền đáng kể. Với các doanh nghiệp trung và lớn, chi phí cho văn phòng phẩm thường lên đến hơn 10 triệu/tháng. Các doanh nghiệp nhỏ thường chi tiêu khoảng 1-3 triệu/tháng vào văn phòng phẩm. Mỗi nhân viên đóng góp một phần nhỏ cũng có thể giảm chi phí này xuống mức tối thiểu. Hơn nữa, việc tiết kiệm văn phòng phẩm cũng giúp rèn luyện tính cách cho các nhân viên. Họ sẽ không lãng phí dù chỉ là với những vật dụng nhỏ nhặt như thế nào. >> Xem thêm: Mẹo Tiết Kiệm Văn Phòng Phẩm Doanh Nghiệp Hợp Lý Nhất Sử dụng lại những vật dụng văn phòng một cách hợp lý + Dùng lại những tờ giấy in A4 chỉ in một mặt, mặt kia vẫn nhấp được. Hoặc bạn có thể dùng những tờ giấy này để in test trước khi in số lượng lớn tài liệu thành nhiều bản. + Lấy lại những chiếc kẹp bướm đã kẹp vào tập tài liệu. Nhiều người vứt ngay cả đống tài liệu khi vẫn còn kẹp bướm ở đó. Bạn nên kiểm tra kẹp bướm có hay không trước khi vứt bất kì tài liệu nào. + Dùng chung đồ dùng văn phòng phẩm. Thay vì mỗi người một chiếc, đồng nghiệp của bạn có thể dùng chung với bạn. Đây cũng là một các tiết kiệm văn phòng phẩm đáng kể đó. Mua những dụng cụ đựng văn phòng phẩm như hộp bút. Bạn sẽ được dùng một chiếc bút đến lúc hết mực thay vì mới dùng đã không biết vứt đâu. Kết luận Dù là công ty lớn hay nhỏ, việc quản lý văn phòng phẩm cũng đều rất quan trọng vì đây là công đoạn làm ảnh hưởng tới tiến độ làm việc, các dự án quan trọng. Bằng cách quản lý khoa học mà công ty có thể tiết kiệm được rất nhiều ngân sách. Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp ích bạn quản lý dễ dàng hơn cũng như thu gọn được chi phí cho doanh nghiệp. Thông tin liên hệ công ty CP bao bì và văn phòng phẩm EKE Địa chỉ: VP: N8b Lô 22 ngõ 7 Hoàng Minh Giám, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội. Nhà máy: Từ Châu, Liên Châu, Huyện Thanh Oai, Hà Nội. Hotline: 0915.122.186 Fanpage: EKE Việt Nam Email: kd.ekevietnam@gmail.com
Sắp xếp hồ sơ lưu trữ là một công việc không hề đơn giản. Nó đòi hỏi không chỉ sắp xếp để tạo ra sự gọn gàng, mà còn là kỹ năng bố trí sao cho dễ dàng tìm kiếm lại hồ sơ, định rõ vị trí chúng trong các tệp, tài liệu. Điều này trở nên ngày càng quan trọng khi lượng hồ sơ cần lưu trữ tăng lên, bạn cần khéo léo và cẩn thận trong quá trình quản lý. Lựa chọn bìa để sắp xếp hồ sơ lưu trữ phù hợp Trước khi sắp xếp hồ sơ khoa học để dễ dàng tìm kiếm, cần chọn loại bìa hồ sơ phù hợp. Tùy thuộc vào khối lượng và loại hồ sơ, bạn cần lựa chọn loại bìa tiết kiệm không gian nhất. + Bìa lá: Đây là một lựa chọn phổ biến để phân loại một số ít hồ sơ. Loại bìa này có khả năng chứa khoảng 10 tờ giấy. Bìa lá nhẹ, gọn và giá thành thấp. Các nhân viên văn phòng có thể sở hữu nhiều loại bìa lá khác nhau. + Bìa còng: Là loại bìa phổ biến nhất trong các công ty. Sản phẩm này có nhiều loại và chất liệu như nhựa, simili, giấy ép... Một số loại có lớp bìa kính bên ngoài. Chúng có thể kẹp giấy lên đến 700 tờ khổ A4, A3. + Bìa hộp: Được thiết kế dạng hộp chữ nhật khổ A4, A3 với nắp mở đóng, gáy dày tới 25cm, thích hợp để lưu trữ lượng lớn tài liệu. Chúng được làm từ các chất liệu bền như giấy cứng, simili, hay nhựa PP. Đây là lựa chọn tốt cho việc lưu trữ hồ sơ dài hạn. + Bìa ba dây: Là một lựa chọn thích hợp đối với lượng hồ sơ lớn. Với 3 sợi dây gắn ở 3 góc, chúng giữ cho hồ sơ bên trong cố định và an toàn, không làm hỏng giấy bên trong. Đồng thời, sản phẩm này rất dễ mở khi cần sử dụng. Phân loại hồ sơ và lên danh mục cho tài liệu Phân loại hồ sơ lưu trữ đóng một vai trò cực kỳ quan trọng. Thay vì phải dành nhiều thời gian để tìm kiếm trong đống hồ sơ lộn xộn và không có thẩm mỹ, bạn chỉ cần đến ngăn tủ chứa tài liệu đã được phân loại và lấy chúng ra. Việc phân loại này giúp bạn duy trì sự sắp xếp của hồ sơ theo một trật tự và có tổ chức. Mỗi loại tài liệu sẽ có mục đích và tiêu đề riêng. Vì vậy hãy nhóm chúng và ghi chú theo mục đích sử dụng. + Hồ sơ tài liệu hành chính nhân sự. + Hồ sơ và tài liệu về kinh doanh. + Hồ sơ tài liệu về kế toán... >> Xem thêm: Cách Sắp Xếp Tủ Hồ Sơ Gọn Gàng Và Khoa Học Sắp xếp giá kệ hồ sơ lưu trữ Có nhiều phương pháp để sắp xếp hồ sơ lưu trữ. Tuy nhiên dưới đây là cách mà nhiều người ưa chuộng nhất sau nhiều năm tích lũy kinh nghiệm về lưu trữ hồ sơ: + Phân chia hồ sơ thành từng phần nhỏ: Xử lý từng bộ hồ sơ một cách có tổ chức, dọn dẹp hoặc hủy bỏ những giấy tờ không cần thiết để giảm số lượng và loại bỏ dư thừa. Sau đó, phân loại tài liệu và hồ sơ còn lại thành hai phần. Một phần chứa những hồ sơ cần xử lý trong những tháng tới. Và phần còn lại chứa những hồ sơ lưu trữ không cần xử lý ngay. + Sắp xếp bìa hồ sơ theo bảng chữ cái: Nếu bìa hồ sơ chứa tên của người hoặc công ty, bạn có thể sắp xếp chúng theo thứ tự chữ cái dựa trên tên. Trong trường hợp này, hãy dán nhãn cho từng thẻ hồ sơ để ghi đầy đủ tên của khách hàng. Sắp xếp bìa theo bảng chữ cái, sau đó dán nhãn kéo đựng hồ sơ để biết rõ ngăn nào chứa tên bắt đầu bằng một chữ cái cụ thể. + Sắp xếp hồ sơ theo ngày tháng: Có thể sắp xếp hồ sơ theo thứ tự ngày tháng và năm. Nếu bạn không có thời gian để sắp xếp ngay, đặt giấy tờ vào trong hồ sơ tháng tương ứng để sau này xử lý theo trình tự. Bước này giúp bạn nhanh chóng xác định vị trí lưu trữ khi cần tìm kiếm giấy tờ. Theo dõi và cập nhật hồ sơ Hồ sơ cần được liên tục điều chỉnh theo các số liệu mới phát sinh. Đồng thời, quan trọng là thiết lập một kế hoạch kiểm tra định kỳ để có thể điều chỉnh và bổ sung các chứng từ, giấy tờ cần thiết cho những bộ hồ sơ hiện tại. Quá trình theo dõi và cập nhật này phải diễn ra liên tục và kéo dài trong một khoảng thời gian dài để đảm bảo rằng thông tin luôn chính xác và được cập nhật kịp thời. Điều này cũng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Đặc biệt trong bối cảnh thông tin doanh nghiệp thường xuyên thay đổi và cần được cập nhật liên tục. >> Xem thêm: Kiến Thức Cơ Bản Về Thùng Tài Liệu Bạn Nhất Định Phải Biết Những lưu ý khi sắp xếp hồ sơ lưu trữ Người quản lý hồ sơ văn phòng, ngoài các phương pháp trên, cũng cần lưu ý đến những vấn đề sau: + Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp có thể áp dụng cách lưu trữ và sắp xếp hồ sơ văn phòng khác nhau. Không có một phương pháp nào được xem là tốt nhất. Quan trọng nhất là sử dụng phương pháp quen thuộc. + Việc cập nhật hồ sơ định kỳ là cần thiết để tránh những sai sót không mong muốn. + Nên sử dụng vật phẩm văn phòng chất lượng để đảm bảo an toàn khi lưu trữ và tránh tình trạng hư hại do bảo quản không đúng. + Do lượng hồ sơ ngày càng tăng, đối với những tài liệu đã hết hạn, có thể xem xét và tiêu hủy để có không gian lưu trữ cho các hồ sơ mới. Kết luận Sắp xếp hồ sơ lưu trữ một cách khoa học và gọn gàng không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn giảm bớt độ phức tạp khi tìm kiếm và xử lý tài liệu. Văn phòng phẩm EKE là đơn vị cung cấp các sản phẩm và dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Chúng tôi luôn đồng hành cùng các doanh nghiệp, hỗ trợ từng bước để củng cố vị thế của họ. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết. Thông tin liên hệ công ty CP bao bì và văn phòng phẩm EKE Địa chỉ: VP: N8b Lô 22 ngõ 7 Hoàng Minh Giám, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội. Nhà máy: Từ Châu, Liên Châu, Huyện Thanh Oai, Hà Nội. Hotline: 0915.122.186 Fanpage: EKE Việt Nam Email: kd.ekevietnam@gmail.com
Hiện nay với sự tiến bộ của công nghệ, việc lưu trữ hồ sơ trên máy tính ngày càng trở nên phổ biến hơn. Tuy nhiên, hồ sơ bản cứng vẫn đóng một vai trò quan trọng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Để tổ chức và bảo quản hồ sơ hiệu quả, việc sử dụng bìa hồ sơ là cực kỳ quan trọng. Đây cũng là một yếu tố không thể thiếu trong trang thiết bị văn phòng của mọi doanh nghiệp. Khái niệm Bìa hồ sơ là một vật dụng không thể thiếu trong văn phòng. Có đa dạng loại phù hợp với các mục đích sử dụng khác nhau giúp phân loại và bảo quản hồ sơ một cách hiệu quả. Chúng có khả năng chứa đựng các loại tài liệu có kích thước khác nhau như A5, A4, A3... Các loại bìa hồ sơ có vai trò quan trọng trong việc phân loại hồ sơ, hiển thị thông tin bên ngoài để dễ dàng theo dõi và tìm kiếm khi cần thiết. Điều này trở nên quan trọng khi cần thực hiện tìm kiếm hồ sơ trong hệ thống, giúp tiết kiệm thời gian. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp có kho lưu trữ lớn, việc sử dụng bìa hồ sơ là một lựa chọn hợp lý để tránh tình trạng mất mát và tối ưu hóa quá trình quản lý. Phân loại hồ sơ theo tên, màu sắc, thời gian, mã số hoặc hạng mục trên bìa giúp dễ dàng quản lý và tìm kiếm thông tin. Công dụng của bìa hồ sơ Bìa hồ sơ đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức, sắp xếp và bảo quản hồ sơ tại các doanh nghiệp. Bằng cách sắp xếp tài liệu một cách ngăn nắp và gọn gàng, bìa hồ sơ không chỉ giúp tăng cường khả năng lưu trữ mà còn làm cho không gian văn phòng trở nên chuyên nghiệp. Hơn nữa, ngoài chức năng lưu trữ, bìa hồ sơ còn bảo vệ hồ sơ khỏi bụi bẩn, nhàu nát, và ẩm mốc. Đặc biệt quan trọng đối với các công ty cần lưu giữ hồ sơ trong thời gian dài. Điều này không chỉ giúp duy trì tính nguyên vẹn của thông tin mà còn giảm nguy cơ hỏng hóc do điều kiện môi trường. >> Xem thêm: Cách Sắp Xếp Tủ Hồ Sơ Gọn Gàng Và Khoa Học Các loại bìa hồ sơ thường được sử dụng Đối với các doanh nghiệp lưu trữ lượng lớn tài liệu giấy, nếu không phân loại và sắp xếp chúng, quá trình tìm kiếm trở nên khó khăn và có thể dẫn đến việc mất mát hồ sơ. Sắp xếp tài liệu một cách có tổ chức thông qua việc sử dụng bìa hồ sơ làm tăng thêm tính thẩm mỹ cho văn phòng. Bìa lá Bìa lá là một sản phẩm được sử dụng rộng rãi cho nhiều mục đích. Bao gồm lưu trữ hồ sơ trong văn phòng, đựng tài liệu... Nhờ sản xuất trên nền công nghệ tiên tiến, sản phẩm này có độ bền và độ chắc chắn cao. Bìa lá có đặc điểm là trong suốt, giảm phản quang và có kích thước A4. Sản phẩm vô cùng thuận tiện trong việc lưu trữ hồ sơ. Độ bền cao của sản phẩm đảm bảo hồ sơ và chứng từ được giữ phẳng phiu, sạch sẽ mà không lo lắng về tình trạng nhàu nát. Bìa trình ký Bìa trình ký được sử dụng để đựng và bảo quản hồ sơ, phục vụ các công việc như ký kết hợp đồng hoặc duyệt các quyết định quan trọng từ lãnh đạo. Bìa trình ký giúp đảm bảo tài liệu luôn giữ được độ phẳng đẹp, tránh khỏi bụi bẩn. Đồng thời tăng cường hiệu suất và tạo nên một ấn tượng chuyên nghiệp trong các công việc hàng ngày. Bìa 3 dây cột Tên gọi "3 dây" phản ánh cấu trúc của loại bìa này. Loại bìa này được thêm các dây để kẹp vào thành bìa. Nhờ đó bảo đảm sự ổn định của tài liệu bên trong và mở hoặc khóa dễ dàng hơn. Bìa này được sử dụng phổ biến trong các văn phòng, trường học và các cơ quan làm việc. Bìa 3 dây có một phần giấy cứng được bọc bởi giấy bìa có thiết kế đẹp mắt. Hai góc được nẹp bằng thanh kim loại không gỉ giúp bảo vệ phần góc của bìa khỏi hỏng hóc. Với kích thước nhỏ gọn, bìa này thích hợp để lưu trữ hợp đồng, thông báo và văn bản. Bìa còng Bìa còng xuất hiện trong nhiều dạng và được sản xuất từ nhiều chất liệu khác nhau. Bao gồm simili, giấy ép và phổ biến nhất là nhựa. Một số loại thậm chí có thêm lớp kính bảo vệ bên ngoài. Dựa vào từng loại và kích thước, chúng có khả năng kẹp giữ tới 700 tờ giấy A4 hoặc A3. Những loại phổ biến nhất gồm có bìa còng nhựa, bìa còng simili đa dạng và bìa còng kiếng... >> Xem thêm: Sức Mạnh Của Cặp Còng Bật 7Cm Trong Bảo Quản Tài Liệu Bìa nút Bìa nút không chỉ phổ biến với các nhân viên văn phòng mà còn là sự lựa chọn thân thuộc của học sinh và sinh viên. Loại bìa này có khả năng chứa một lượng tài liệu khoảng vài chục trang giấy. Với kích thước A4, bìa này nhỏ gọn và thuận tiện để mang theo bất cứ nơi nào. Bìa nút thường được làm từ nhựa, có độ mỏng và mềm, và có thể trong suốt. Bằng cách giữ giấy tờ khỏi tác động bên ngoài, bìa này đảm bảo rằng tài liệu không bị ẩm mốc. Đây là sự lựa chọn tốt cho việc bảo quản giấy tờ khi thường xuyên di chuyển ra ngoài. Bìa hộp Bìa hộp là một trong những loại bìa hồ sơ lớn. Sản phẩm này thường được ưa chuộng để lưu trữ hồ sơ với tần suất sử dụng cao. Bìa này được thiết kế dưới hình dạng hộp chữ nhật. Có phần nắp đậy chặt tạo ra không gian kín đáo mà không để lại bất kỳ khe hở nào. Bìa hộp được đánh giá cao về khả năng bảo quản hồ sơ. Bìa hộp không chỉ thay thế cho việc đặt tài liệu vào thùng giấy mà còn mang lại các ưu điểm như chống thấm nước, khả năng chống va đập và chịu tác động từ bên ngoài mà không gây ảnh hưởng đến nội dung bên trong. Với kích thước càng lớn, bìa hộp có thể chứa đựng nhiều giấy tờ hơn. Tuy nhiên điều này cũng làm trọng lượng của nó khá nặng. Kết luận Bìa hồ sơ giúp bạn lưu giữ, bảo quản tài liệu, hồ sơ, mang lại không gian ngăn nắp, gọn gàng cho bàn làm việc và nâng cao sự chuyên nghiệp cho công ty. Nếu bạn đang băn khoăn trong việc lựa chọn đơn vị văn phòng phẩm, hãy đến với EKE. Tại đây chúng tôi cung cấp đầy đủ tất cả các mặt hàng văn phòng phẩm chính hãng với giá thành cực kỳ ưu đãi. Thông tin liên hệ công ty CP bao bì và văn phòng phẩm EKE Địa chỉ: VP: N8b Lô 22 ngõ 7 Hoàng Minh Giám, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội. Nhà máy: Từ Châu, Liên Châu, Huyện Thanh Oai, Hà Nội. Hotline: 0915.122.186 Fanpage: EKE Việt Nam Email: kd.ekevietnam@gmail.com
Văn phòng phẩm là một phần không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, một số sản phẩm văn phòng có giá khá cao. Do đó, cần phải tìm cách sử dụng chúng một cách tối ưu nhất. Vậy làm thế nào có thể tiết kiệm văn phòng phẩm một cách hiệu quả cho doanh nghiệp? Hãy đọc ngay bài viết của EKE để biết thêm chi tiết. Vì sao cần tiết kiệm văn phòng phẩm cho doanh nghiệp? Chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả cho văn phòng phẩm thường thấp hơn đáng kể so với các khoản chi khác như máy móc, thiết bị và lương nhân viên. Tuy nhiên theo thời gian, chi phí này có thể không ngừng gia tăng. Đặc biệt là khi doanh nghiệp ngày càng mở rộng quy mô. Để đầu tư một cách hiệu quả cho các mục tiêu quan trọng khác, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng về việc quản lý chi phí văn phòng phẩm một cách hợp lý và tránh lãng phí. Thực hiện kế hoạch tiết kiệm văn phòng phẩm có thể giúp giảm gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp. Không chỉ giúp tiết kiệm, nhờ đó mà doanh nghiệp còn có thể sàng lọc các vật dụng không cần thiết. Từ đó tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp và chuyên nghiệp. Những mẹo sử dụng tiết kiệm văn phòng phẩm cho doanh nghiệp Việc tiết kiệm văn phòng phẩm là một trong những nguyên tắc quan trọng để tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp. Mặc dù giá trị của từng vật dụng có thể nhỏ, nhưng khi sử dụng chúng với số lượng lớn, chi phí mà công ty phải chi trả có thể rất đáng kể. Đặt ra một hạn mức sử dụng hàng tháng Hãy xây dựng một kế hoạch xác định về số lượng văn phòng phẩm cần sử dụng hàng tháng. Sau đó phân phối chúng theo từng phòng ban. Việc giám sát chặt chẽ lượng sử dụng giúp ước lượng chi phí cho vật dụng văn phòng phẩm. Bằng cách biết rõ về giới hạn tối đa của mỗi loại vật dụng, bạn có thể sử dụng chúng một cách hiệu quả hơn. Nếu trong quá trình sử dụng có bất kỳ tăng giảm nào, hãy ghi chú lại để điều chỉnh kế hoạch sử dụng trong tháng tiếp theo. >> Xem thêm: Đâu Là Những Đồ Dùng Văn Phòng Cần Thiết? Chọn lựa văn phòng phẩm chất lượng và đáng tin cậy Việc sử dụng những sản phẩm uy tín sẽ tốt hơn việc sở hữu nhiều sản phẩm kém chất lượng. Các vật dụng văn phòng không rõ nguồn gốc và xuất xứ thường có giá rẻ hơn so với sản phẩm từ các thương hiệu lớn. Do đó, một số người tiêu dùng có thể quyết định chọn lựa sản phẩm giá rẻ này. Tuy nhiên, nếu ưu tiên lựa chọn những vật dụng văn phòng từ các thương hiệu uy tín và chất lượng, thì thời gian sử dụng sẽ kéo dài hơn. Bởi vì điều này, bạn có thể tiết kiệm một khoản lớn chi phí cho các kỳ sau. Trước khi quyết định mua sắm, hãy dành thời gian nghiên cứu về thương hiệu và nguồn gốc xuất xứ để tránh mua phải hàng giả mạo có thể gây ảnh hưởng đến trải nghiệm sử dụng. Điều này không chỉ giúp tránh mất tiền vô ích mà không cần phải chi tiêu thêm để mua lại sản phẩm khác. Thực hiện việc tiết kiệm văn phòng phẩm Các sản phẩm như giấy có thể tái sử dụng nhiều lần. Trong trường hợp cần in chỉ một mặt, mặt trắng phía sau có thể được tận dụng để ghi ý tưởng hoặc nội dung. Đối với các loại bút có ngòi, bạn có thể mua thêm ngòi để thay thế. Hành động này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn giảm lượng rác thải nhựa xuất ra môi trường. Các loại kẹp, ghim, bấm... có thể được tái sử dụng cho các văn bản mới. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm mà còn góp phần vào việc giảm lượng chi phí tổn thất cho doanh nghiệp. Kiểm tra kỹ nội dung trước khi thực hiện in Trong công việc văn phòng, việc in ấn thường xuyên là một hoạt động thường nhật. Tuy nhiên, các lỗi như in sai, in lỗi, chữ mờ và nét chưa rõ thường xuyên xuất hiện. Điều này dẫn đến tình trạng lãng phí rất nhiều giấy. Vì vậy, để giảm thiểu lượng giấy thải ra môi trường, hãy kiểm tra kỹ nội dung trước khi bạn quyết định in. Nhờ đó giúp đảm bảo rằng bản in là chính xác và duy nhất. Bạn sẽ tránh được việc in đi in lại nhiều lần, tiết kiệm giấy, mực và gia tăng tuổi thọ của máy in. Quản lý và bảo quản văn phòng phẩm + Sử dụng tủ kín để lưu trữ vật dụng văn phòng. Tổ chức sắp xếp gọn gàng, có ngăn chia để dễ kiểm tra và tiện lợi khi lấy. + Thực hiện vệ sinh đều đặn để đảm bảo giấy in và giấy photocopy không bị ẩm ướt hoặc mốc. + Mọi nhân viên trong doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm giũ gìn văn phòng phẩm như bút, giấy, ghim... để không mất mát, thất thoát, tránh tình trạng lãng phí. >> Xem thêm: Làm Thế Nào Để Sắp Xếp Hồ Sơ Văn Phòng Hiệu Quả? Xây dựng thói quen tiết kiệm văn phòng phẩm Trong một doanh nghiệp, việc xây dựng thói quen tiết kiệm cho tất cả nhân viên là vô cùng quan trọng. Không nên để một số người thực hiện tiết kiệm trong khi người khác lãng phí. Vì vậy, có thể thiết lập thói quen sử dụng tiết kiệm cho đội ngũ nhân viên bằng cách tổ chức sự kiện hàng tháng về tiết kiệm. Có thể thưởng nhân viên hoặc các phòng, bộ phận có tinh thần tiết kiệm hoặc tăng cường cung cấp vật dụng văn phòng cho những nhóm làm việc có hiệu suất tiết kiệm cao... Có nhiều phương pháp để khuyến khích tinh thần tiết kiệm trong doanh nghiệp. Do đó, hãy bắt đầu từ những bước nhỏ như tái sử dụng vật dụng văn phòng. Những hành động nhỏ này có thể mang lại kết quả lớn. Hãy cùng nhau đóng góp vào việc bảo vệ môi trường và tiết kiệm nguồn lực văn phòng. Kết luận Tiết kiệm văn phòng phẩm là cách một trong những phương pháp hiệu quả giúp tối ưu hóa chi phí và kiểm soát được các quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Hãy áp dụng những mẹo trên để tối ưu hóa hiệu quả tài chính cho doanh nghiệp. Nhờ đó có thể đầu tư vào những mục tiêu quan trọng khác quan trọng hơn. Thông tin liên hệ công ty CP bao bì và văn phòng phẩm EKE Địa chỉ: VP: N8b Lô 22 ngõ 7 Hoàng Minh Giám, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội. Nhà máy: Từ Châu, Liên Châu, Huyện Thanh Oai, Hà Nội. Hotline: 0915.122.186 Fanpage: EKE Việt Nam Email: kd.ekevietnam@gmail.com
Biết cách sắp xếp tủ hồ sơ một cách hợp lý sẽ giúp bạn tìm kiếm tài liệu thuận lợi và tăng cường hiệu suất làm việc. Ghi ngay những mẹo đơn giản dưới đây để giữ cho không gian làm việc của bạn luôn gọn gàng và ấn tượng. Cách sắp xếp tủ hồ sơ gọn gàng và khoa học Cách sắp xếp tủ hồ sơ hợp lý Mọi người thường nghĩ rằng việc sắp xếp hồ sơ là một công việc đơn giản. Tuy nhiên, khi đối mặt với nhiều danh mục tài liệu không tổ chức và thiếu sự sắp xếp có logic, bạn có thể cảm thấy bối rối vì không biết bắt đầu từ đâu. Phân loại hồ sơ khi sắp xếp tủ Ngoài việc sắp xếp bàn ghế để tạo ra không gian làm việc rộng rãi và tăng cường hiệu suất, việc phân loại hồ sơ cũng đóng một vai trò quan trọng. Thay vì phải dành thời gian và nỗ lực để tìm kiếm tài liệu trong một tủ hồ sơ không tổ chức, bạn chỉ cần đến ngăn tủ đã được phân loại và dễ dàng lấy tài liệu cần thiết. Mỗi loại hồ sơ trong văn phòng thường được áp dụng cho các công việc khác nhau. Do đó, bạn nên ghi chú tiêu đề và mục đích sử dụng. Sau đó dán chúng lên tủ văn phòng, giúp phân loại tài liệu trở nên thuận tiện hơn. Sắp xếp theo chủ đề và mục đích sử dụng: + Hồ sơ và tài liệu quản lý văn phòng (gồm tài liệu cuộc họp, hội nghị, chỉ thị từ chủ tịch, giám đốc...) + Hồ sơ kinh doanh (bao gồm kế hoạch, chiến lược kinh doanh, báo cáo về doanh số, doanh thu...) + Tài liệu marketing (bao gồm chiến lược sản phẩm, chiến lược quảng cáo, PR...) + Tài liệu tài chính và kế toán (gồm quyết toán kinh phí, kế hoạch tài chính, kiểm kê tài sản...) + Phân loại theo loại tài liệu: hợp đồng, kế hoạch, báo cáo... Sắp xếp theo thời gian sử dụng: Hồ sơ nên được phân thành các nhóm nhỏ dựa trên thời gian sử dụng để quản lý thuận tiện. Ví dụ như quý I, quý II, quý III và quý IV. Sắp xếp hồ sơ, tài liệu theo từng mục Sắp xếp hồ sơ và tài liệu theo từng danh mục là bước quan trọng sau khi phân loại chúng trong tủ. + Sắp xếp theo thời gian: Sắp xếp theo thứ tự thời gian của hồ sơ để đảm bảo trình tự. Hồ sơ có thể được chia nhỏ thành các đơn vị thời gian như tháng, quý, năm để thuận tiện cho việc theo dõi. + Sắp xếp theo loại: Các loại hồ sơ như báo cáo và thống kê có thể được đặt trong ngăn riêng biệt để phân biệt chúng từ các tài liệu khác. + Sắp xếp theo mẫu tự (A, B, C...): Áp dụng một hệ thống mẫu tự T để xác định vị trí của các hồ sơ. Ví dụ như thiệp mời, thống kê, thư từ và tiếp thị. Việc này giúp đơn giản hóa quá trình tìm kiếm bằng cách theo dõi bảng mẫu tự. + Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp tài liệu dựa trên tính chất của chúng. Chẳng hạn như hồ sơ thông thường, hồ sơ mật hoặc hồ sơ tối mật. Cũng có thể sắp xếp theo tình trạng giải quyết, như hồ sơ chưa giải quyết, hồ sơ đang giải quyết và hồ sơ đã giải quyết. >> Xem thêm: Làm Thế Nào Để Sắp Xếp Hồ Sơ Văn Phòng Hiệu Quả? Tạo một danh sách liệt kê các hồ sơ và tài liệu cần được lưu trữ Danh mục hồ sơ là một danh sách chi tiết, có tổ chức về các tài liệu và hồ sơ. Việc tạo danh sách tủ lưu trữ hồ sơ đóng vai trò quan trọng. Bởi nó mang lại sự tiện lợi và tiết kiệm thời gian trong quản lý và tìm kiếm thông tin. Bên cạnh đó, việc thường xuyên cập nhật danh sách giúp loại bỏ những hồ sơ không còn cần thiết và đã quá hạn sử dụng. Dưới đây là một số lưu ý khi tạo danh sách hồ sơ: + Hãy ghi chú chi tiết về hồ sơ bao gồm tên, thời gian và chủng loại.Sau đó lưu trữ chúng trong một tệp trên máy tính để thuận tiện cho việc cập nhật và tìm kiếm. Hãy chia chúng vào các thư mục cụ thể. Trong đó, thư mục cấp 1 là danh mục hồ sơ, thư mục cấp 2 là chủ đề hồ sơ… + Hãy thường xuyên cập nhật danh sách hồ sơ. + Sử dụng bút chì để đánh số ở góc của mỗi hồ sơ. Đặt nhãn in trên bề ngoài của tệp lưu trữ theo số thứ tự để dễ dàng tìm kiếm. Lựa chọn tủ hồ sơ, tài liệu phù hợp Trước khi quyết định cách sắp xếp tủ hồ sơ, quan trọng nhất là lựa chọn một tủ văn phòng phù hợp với nhu cầu của bạn. Điều này đòi hỏi sự xem xét về số lượng hồ sơ, kích thước và yêu cầu về phân loại. Đối với các văn phòng có nhu cầu lưu trữ cơ bản, các mẫu tủ hồ sơ với kích thước nhỏ gọn có thể giúp bạn tối ưu hóa diện tích làm việc mà vẫn đảm bảo không gian đủ cho việc lưu trữ giấy tờ. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp có lượng lớn hồ sơ và giấy tờ cần quản lý, chọn tủ có kích thước và thiết kế phù hợp là rất quan trọng. Chọn tủ có nhiều ngăn sẽ giúp dễ dàng phân chia và sắp xếp các loại hồ sơ khác nhau. Ngoài ra, việc dán giấy ghi chú bên ngoài tủ cũng làm cho quá trình tìm kiếm thuận tiện hơn. Đối với văn phòng có diện tích hạn chế, tủ hồ sơ treo tường là một lựa chọn thông minh. Mô hình này giúp tiết kiệm không gian trong khi vẫn lưu trữ được một lượng lớn hồ sơ. >> Xem thêm: Sức Mạnh Của Cặp Còng Bật 7Cm Trong Bảo Quản Tài Liệu Những lưu ý khi sắp xếp tủ hồ sơ Khi sắp xếp hồ sơ, để tránh mất mát hoặc các vấn đề không mong muốn, cần quan tâm đặc biệt đến những điều sau đây để đảm bảo hiệu suất tốt nhất trong việc lưu trữ tài liệu. Trong quá trình sắp xếp lại hồ sơ, tập trung vào những điểm sau đây: + Tránh bỏ sót hồ sơ: Cố gắng không để sót bất kỳ tài liệu nào khi sắp xếp hồ sơ. Kiểm tra kỹ các tủ lưu trữ, bìa còng, nơi mà bạn có thể tạm thời đặt hồ sơ. Nhưng sau đó có thể quên sau nhiều ngày làm việc bận rộn. Hành động này sẽ giúp giảm bớt phiền toái khi bạn nhận ra rằng những tài liệu đã được sắp xếp lại nhưng lại bỏ sót giấy tờ nào đó. + Ghi nhớ vị trí để hồ sơ: Điều này rất quan trọng. Nếu có quá nhiều danh mục và bạn không thể nhớ tất cả, hãy tạo danh mục. Sử dụng các nhãn số thứ tự và ghi chú để dễ tra cứu khi cần. + Duy trì sự gọn gàng: Dành thời gian hàng tuần để kiểm tra và sắp xếp lại giúp bạn duy trì trật tự cho từng loại hồ sơ. Điều này giúp bạn tránh việc phải dành nhiều thời gian để sắp xếp chúng lại sau mỗi lần. Kết luận Với sự gia tăng của thông tin ngày càng nhiều, chúng ta cần áp dụng phương pháp sắp xếp tủ hồ sơ gọn gàng và khoa học để dễ dàng tìm kiếm chúng khi cần thiết. Đồng thời, văn phòng phẩm EKE cung cấp các dụng cụ lưu trữ thông minh như bìa còng, kẹp file... để hỗ trợ việc phân loại và lưu trữ hồ sơ thuận tiện hơn. Xin vui lòng liên hệ để nhận được tư vấn chi tiết hơn! Thông tin liên hệ công ty CP bao bì và văn phòng phẩm EKE Địa chỉ: VP: N8b Lô 22 ngõ 7 Hoàng Minh Giám, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội. Nhà máy: Từ Châu, Liên Châu, Huyện Thanh Oai, Hà Nội. Hotline: 0915.122.186 Fanpage: EKE Việt Nam Email: kd.ekevietnam@gmail.com
Việc chọn mua văn phòng phẩm phù hợp với chất lượng và giá cả hợp lý là một thách thức không nhỏ đối với các doanh nghiệp hiện nay. Cùng tìm hiểu những danh mục văn phòng phẩm cho công ty phổ biến hiện nay qua bài viết của EKE sau đây nhé. Danh mục văn phòng phẩm cho công ty gồm những gì? Việc liệt kê toàn bộ văn phòng phẩm dành cho công ty là một nhiệm vụ khá khó khăn. Do có hàng trăm, thậm chí hàng nghìn sản phẩm, từ nhỏ đến lớn. Vì thế, quá trình mua sắm văn phòng phẩm cho công ty thường phụ thuộc vào đặc tính công việc và ngành nghề cụ thể để xác định danh sách các vật phẩm thiết yếu. Tuy nhiên, đa phần các công ty đều sử dụng một số loại văn phòng phẩm nhất định. Vì vậy, hầu hết các đơn vị văn phòng phẩm hiện nay thường cung cấp một loạt các sản phẩm. Bao gồm: Giấy in – Văn phòng phẩm quan trọng hàng đầu của công ty Giấy in đóng vai trò quan trọng như một nơi lưu giữ thông tin và ghi chú. Mọi văn phòng đều không thể thiếu sản phẩm này. Vì hàng ngày đều có nhu cầu in các hợp đồng, giấy tờ quan trọng và sổ sách. Giấy in chiếm vị trí quan trọng nhất trong danh sách văn phòng phẩm cho doanh nghiệp. Sản phẩm có lượng tiêu thụ và sự ưa chuộng cao. Chi phí cho giấy in trong ngành doanh nghiệp không phải là không đáng kể. Sản phẩm này có sẵn dễ dàng từ bất kỳ nhà cung cấp văn phòng phẩm nào. Sự tăng trưởng của ngành công nghiệp sản xuất và nhập khẩu giấy in cũng là biểu hiện rõ ràng cho thấy nhu cầu không ngừng tăng cao. Bút – Văn phòng phẩm văn phòng không thể thiếu Có thể khẳng định rằng, bút là một sản phẩm không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp. Cho dù đó là doanh nghiệp lớn hay nhỏ, và đặc biệt quan trọng xã hội phát triển ngày này. Dù hiện này có nhiều công cụ hỗ trợ cho việc ghi chép. Tuy nhiên điều này không làm giảm đi tầm quan trọng của bút. >> Xem thêm: Bí Kíp Sử Dụng Văn Phòng Phẩm Tối Ưu Nhất File đựng hồ sơ – Văn phòng phẩm hữu ích cho công ty Trong danh mục văn phòng phẩm cho công ty, file đựng hồ sơ là một yếu tố không thể thiếu. Đây được xem là sản phẩm tuyệt vời giúp bàn làm việc và không gian làm việc trở nên gọn gàng và ngăn nắp. Việc trang bị các loại file để đựng hồ sơ là điều thiết yếu trong quản lý văn phòng. Đặc biệt, việc lưu trữ tài liệu trong các file giúp nhân viên dễ dàng phân loại hồ sơ, thuận lợi tìm kiếm khi cần thiết. Vật dụng văn phòng cho công ty - Những sản phẩm cần thiết Trong danh sách dụng cụ văn phòng cho công ty, có đa dạng các sản phẩm. Mỗi sản phẩm đều phục vụ cho mục đích riêng biệt . Chúng mang đến nhiều lựa chọn về hình thức và màu sắc. Do đó, việc đảm bảo một đơn vị có khả năng cung cấp đầy đủ tất cả các loại sản phẩm theo yêu cầu là một thách thức không nhỏ. Các dụng cụ phổ biến và thường được sử dụng nhiều trong văn phòng bao gồm: dao, kéo, hộp bút, ghim, pin, chuột, bàn phím, USB, đĩa, dấu, mực dấu... Sổ - Văn phòng phẩm phổ biến cho công ty Nếu bỏ qua sổ trong danh sách này thì chắc chắn là một thiếu sót. Ngày nay, việc sử dụng sổ để ghi chép không còn phổ biến như trước. Mặc dù vậy, không thể phủ nhận rằng việc ghi chép bằng sổ có thể giúp lưu giữ thông tin lâu dài và cải thiện hiệu suất công việc. Sổ cho phép bạn ghi chép thông tin chi tiết hơn. Việc đọc lại những gì bạn đã ghi chép giúp bạn hiểu nhanh hơn và nhớ lâu hơn. Đặc biệt, việc sử dụng sổ tay cá nhân sẽ mang lại hiệu quả vượt trội hơn so với việc sử dụng sổ tay của người khác. Các sổ sách dành cho công ty như sổ kho, sổ công văn đi - đến, sổ quỹ tiền mặt... Đây đều là những sản phẩm chuyên dụng mà khách hàng chỉ có thể tìm thấy tại các đơn vị chuyên cung cấp văn phòng phẩm do tính đặc trưng của chúng. >> Xem thêm: Làm Thế Nào Để Sắp Xếp Hồ Sơ Văn Phòng Hiệu Quả? Địa chỉ uy tín mua văn phòng phẩm cho công ty Lựa chọn mua văn phòng phẩm cho công ty là một công việc khá khó khăn. Bên cạnh đó, người phụ trách còn phải giải quyết vấn đề nan giải: nên mua ở đâu? Đơn vị nào cung cấp văn phòng phẩm với giá hợp lý và độ tin cậy cao? Nếu bạn đang phải đau đầu tìm kiếm một đơn vị cung cấp văn phòng phẩm, thì EKE sẵn sàng phục vụ cho bạn từ A đến Z. Các sản phẩm lưu trữ tài liệu của EKE với đa dạng mẫu mã và loại hình phong phú. Chúng tôi tự hào với đội ngũ nhân viên nhiệt tình luôn phục vụ vì lợi ích của khách hàng. Với đội ngũ nhân viên xuất sắc, giàu kinh nghiệm và được đào tạo đều đặn, EKE cam kết luôn chu đáo trong việc tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc của quý khách hàng tốt và nhanh nhất. Kết luận Chọn mua văn phòng phẩm cho công ty ở đâu là một tình trạng đòi hỏi cần phải có sự cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm một đơn vị cung cấp văn phòng phẩm, EKE sẵn lòng tư vấn và phục vụ bạn tốt nhất. Chúng tôi tự tin rằng với bề dày kinh nghiệm và uy tín mà chúng tôi đang có trên thị trường, EKE là địa chỉ đáng tin cậy để bạn đặt niềm tin, trở thành đối tác đồng hành trên hành trình phía trước. Thông tin liên hệ công ty CP bao bì và văn phòng phẩm EKE Địa chỉ: VP: N8b Lô 22 ngõ 7 Hoàng Minh Giám, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội. Nhà máy: Từ Châu, Liên Châu, Huyện Thanh Oai, Hà Nội. Hotline: 0915.122.186 Fanpage: EKE Việt Nam Email: kd.ekevietnam@gmail.com
